Virtual Production Suite. Manual de uso.





Manual de uso del Virtual Production Suite (VPS).

A continuación les presentamos el manual de uso del Virtual Production Suite (VPS), aplicación con la cual podrás hacer seguimiento a los proyectos de marketing y multimedia comisionados a BSO Multimedia, desde donde estés.

Contenido

1. Localización de la página de ingreso.
2. Ingreso a la aplicación.
3. Dashboard.
4. Proyectos.
5. Facturas.
6. Contratos.
7. Presupuestos.
8. Soporte técnico.
9. Perfil de usuario.









Localización de la página de ingreso.

En todas las páginas de nuestro web site bsomultimedia.com (Menos en el HOME), a la derecha en el side bar, encontrarás las dos maneras de acceso al VPS. La primera haciendo clic en el botón identificado como “Virtual Production Suite” (VPS Login) y la segunda instalando las aplicaciones para IOs o Android, según sea el sistema operativo de tu dispositivo móvil.

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Ingreso a la aplicación

En la pantalla de ingreso debes introducir las credenciales que te hemos enviado por email y hacer clic en “LOGUIN”. Si olvidaste tu contraseña has clic en “olvidé mi contraseña” y sigue las instrucciones contenidas en un email que te enviará el sistema.

NOTA IMPORTANTE: Todas las notificaciones enviadas por el VPS serán vía email, por lo que te recomendamos que le indiques a tu programa de acceso a tu email que todos los emails provenientes de nuestro dominio bsomultimedia.com no son spam.

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Dashboard

Al entrar al sistema te encontrarás el dashboard, que es una pantalla que permite de una sola mirada hacer control del status de tus proyectos con BSO Multimedia y el status de tus facturas emitidas por BSO Multimedia a tu empresa.

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Proyectos

Al hacer clic en “Proyectos” en el menú superior del VPS, entrarás en la página de status de proyectos con BSO Multimedia. Te permitirá de una sola vista ver un resumen de la cantidad de proyectos y sus respectivos status así como una lista de los mismos con sus fechas asociadas y el status actual para cada uno.

Al hacer clic en uno de los proyectos listados en azul abajo entrarás en la página de detalle del mismo.

En la página de detalle del proyecto encontrarás:

  • El título del proyecto.
  • Un menú superior del proyecto donde podrás tener detalle de los distintos aspectos del mismo.
  • Las fechas y estado del proyecto.
  • La cantidad de tareas abiertas o ya trabajadas del proyecto.
  • La cantidad de tareas restantes o pendientes por terminar del proyecto.
  • Una descripción detallada del proyecto.

Al hacer clic en “Tareas” del menú superior del proyecto, entrarás en el detalle de las tareas que componen el proyecto. Los cuadros son los “Milestones” o hitos del proyecto y dentro de cada cuadro encontrarás las tareas asociadas a cada hito específico. Dentro de cada cuadro de hito, abajo en verde, encontrarás una barra con el detalle en % de ejecución de cada uno. A medida que las tareas se vayan completando las mismas serán tachadas, eso indica que la tarea esta completada.

Al hacer clic en “Hitos” del menú superior del proyecto, encontrarás una descripción del proyecto dividido por hitos.

Al hacer clic en “Archivos” del menú superior del proyecto, encontrarás los archivos generales del proyecto que se vayan generando a medida que avanza el proyecto. Estos archivos los podrás bajar a tu dispositivo en el momento que lo desees haciendo clic en ellos para ver el detalle y la descripción del mismo y luego bajando el archivo como cualquier archivo web.

Al hacer clic en “Discusiones” del menú superior del proyecto, podrás entrar en un foro asociado al proyecto, donde podrás tener discusiones “tipo foro” de distintos temas asociados al proyecto. En la imagen ejemplo que te colocamos abajo se esta discutiendo el casting de un proyecto audiovisual, como ejemplo.

El foro es acumulativo, tipo pila, así que podrás hacer scroll para ir viendo el desarrollo de la discusión de un tema.

Al hacer clic en “Diagrama de Gantt” del menú superior del proyecto, podrás ver el proyecto representado en un diagrama de Gantt, propio de la tecnología de gerencia de proyectos. El diagrama de Gantt te permite tener una visión general del proyecto, así como hacer un seguimiento del mismo. Este diagrama proporcionan una forma de realizar un seguimiento y gestionar el cronograma del proyecto, el progreso y los resultados. Las líneas o barras horizontales se utilizan para visualizar cada tarea y cada diagrama de Gantt incluye recursos, hitos, tareas y dependencias.

Al hacer clic en “Tickets” del menú superior del proyecto, encontrarás todos los tickets abiertos como solicitud de soporte relacionados con el proyecto específico que estas visualizando. Los tickets de soporte permiten que te comuniques con el equipo de BSO Multimedia para solicitar soporte ante una duda o una inquietud que tengas en relación al proyecto.

Al hacer clic en “Crear Ticket” (botón azul) se desplegará una pantalla donde introducirás la información relacionada con la duda, inquietud o solicitud de soporte que tengas en relación a cualquier aspecto del proyecto. De forma inmediata esa solicitud llegará al equipo de BSO Multimedia y será atendida diligentemente.

Cada solicitud de soporte o ticket tendrá un estatus dependiendo del estado en que se encuentre el procesamiento del mismo.

Al hacer clic en el título de cada ticket entrarás al detalle del mismo y podrás ver en detalle el procesamiento del mismo en el tiempo.

Al hacer clic en “Contratos” del menú superior del proyecto, encontrarás la lista de contratos asociados al proyecto.

Al hacer clic en el título del contrato (en zul) entrarás al detalle del mismo.

Al hacer clic en descargar podrás descargar una versión en pdf del mismo.

Encontrarás un botón que te permitirá hacer una firma del contrato en digital. La firma debe ser realizada mediante un teléfono inteligente o dispositivo con pantalla táctil. Una vez firmado el contrato el botón aparecerá en verde con la palabra “Firmado” indicando que es un contrato ya vigente.

Al hacer clic en “Presupuesto” del menú superior del proyecto, podrás ver el detalle de los presupuestos asociados al proyecto.

Al hacer clic en el número de presupuesto podrás ver el detalle del mismo y podrás descargarlo en formato pdf en tu dispositivo.

Al hacer clic en “Facturas” del menú superior del proyecto, podrás ver el detalle de las facturas asociadas al proyecto.

Al hacer clic en el número de factura podrás ver el detalle de la misma y podrás descargarla en formato pdf en tu dispositivo.

Al hacer clic en “Actividad” del menú superior del proyecto, podrás ver el detalle de las actividades ocurridas asociadas al proyecto en una línea temporal.

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Facturas

Al hacer clic en “Facturas” en el menú superior del VPS, entrarás en la página de status de las facturas asociadas a la relación de tu empresa con BSO Multimedia. En esta sección se presentan todas las facturas históricas, para todos los proyectos realizados.

Al hacer clic en el número de factura podrás ver el detalle de la misma y podrás descargarla en formato pdf en tu dispositivo.

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Contratos

Al hacer clic en “Contratos” en el menú superior del VPS, entrarás en la página de status de los contratos asociados a la relación de tu empresa con BSO Multimedia. En esta sección se presentan todos los contratos históricos, para todos los proyectos realizados.

Al hacer clic en el título del contrato (en zul) entrarás al detalle del mismo.

Al hacer clic en descargar podrás descargar una versión en pdf del mismo.

Encontrarás un botón que te permitirá hacer una firma del contrato en digital. La firma debe ser realizada mediante un teléfono inteligente o dispositivo con pantalla táctil. Una vez firmado el contrato el botón aparecerá en verde con la palabra “Firmado” indicando que es un contrato ya vigente.

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Presupuestos

Al hacer clic en “Presupuestos” en el menú superior del VPS, entrarás en la página de status de los presupuestos asociados a la relación de tu empresa con BSO Multimedia. En esta sección se presentan todos los presupuestos históricos, para todos los proyectos realizados.

Al hacer clic en el número de presupuesto podrás ver el detalle del mismo y podrás descargarlo en formato pdf en tu dispositivo.

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Soporte técnico

Al hacer clic en “Soporte técnico” en el menú superior del VPS, entrarás en la página de status de los tickets de soporte activados durante la relación de tu de tu empresa con BSO Multimedia. En esta sección se presentan todos los tickets históricos con sus respectivos status, estén estos asociados con proyectos o no.

Los tickets de soporte permiten que te comuniques con el equipo de BSO Multimedia para solicitar soporte ante una duda o una inquietud que tengas, bien sea para soporte de uso de la plataforma VPS, soporte administrativo, soporte legal relacionado con un contrato, soporte con un proyecto, o cualquier inquietud que tengas en la cual nosotros podamos ayudarte.

Al hacer clic en “Crear Ticket” (botón azul) se desplegará una pantalla donde introducirás la información relacionada con la duda, inquietud o solicitud de soporte que tengas en relación a cualquier aspecto del proyecto. De forma inmediata esa solicitud llegará al equipo de BSO Multimedia y será atendida diligentemente.

Cada solicitud de soporte o ticket tendrá un estatus dependiendo del estado en que se encuentre el procesamiento del mismo.

Al hacer clic en el tema del ticket podrás acceder al detalle del mismo.

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Perfil de usuario

Al hacer clic en el circulo derecho en el menú superior del VPS, se desplegará el menú de perfil de usuario.

Al hacer clic en “Perfil” accederás a tu perfil en el VPS y podrás hacer las modificaciones que creas pertinente.

NOTA IMPORTANTE: Abajo en la sección “Notificaciones de Email” encontrarás una lista de eventos que generarán notificaciones en tu correo electrónico. Podrás configurar que tipo de notificaciones deseas que el VPS te envíe. Por defecto todas están habilitadas. Para proyectos complejos que involucren muchas actividades puede ser un gran número de notificaciones, si el proyecto no lo estas gerenciando tu en detalle te recomendamos deshabilitar el correspondiente a “Tareas”.

Al hacer clic en “Detalles de la empresa” accederás a el perfil de tu empresa en el VPS y podrás hacer las modificaciones que creas pertinente.

Al hacer clic en “GDPR” accederás a la sección de cumplimiento pleno de GDPR.

Al hacer clic en “Idioma” podrás seleccionar el idioma en el cual se te presentará la interface del sistema VPS.

Al hacer clic en “Cerrar cesión” procederás a salir del sistema.

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